Menulis Surat Komplen

Apabila buku sudah dicetak dan terbit, barulah kita ternampak masih ada kesilapan di sana sini. Ini adalah perkara lazim.

Semasa kita membaca pruf, kita cenderung nampak semuanya sudah betul kerana secara psikologinya kita membaca dengan niat hendak melihat bahawa semuanya sudah betul.

Sebagai penulis, apabila menulis surat komplen kepada editor disebabkan dalam buku tuan terdapat kesilapan, tulis surat yang santun dan pendek.

Surat komplen yang panjang (4 perenggan adalah panjang) mencipta risiko kesan-kesan negatif seperti berikut:

(a) Editor berasa dirinya dimarahi.

(b) Surat komplen yang panjang ditafsir sebagai si pengirim mengutamakan perasaannya sendiri daripada menjaga perasaan orang yang membaca surat itu.

(c) Pada mulanya hanya satu pihak tidak puas hati. Selepas menerima dan membaca surat komplen yang panjang, pihak yang menerima surat itu juga menjadi tidak puas hati. Sekarang kedua-dua pihak tidak puas hati.

(d) Orang yang tidak puas hati tidak duduk diam-diam dan tutup mulut. Beliau akan bercerita kepada rakan-rakan sekerjanya. Keadaan itu mencipta kesan negatif yang meluas di tempat kerja.

Kandungan surat komplen yang sopan adalah:

(a) Dituliskan salam dan doa-doa.

(b) Ada ayat tabik dan minta maaf terlebih dahulu.

(c) Didahului dengan pujian kerana buku sudah terbit, dengan menyebut perkara-perkara yang disukai dan dipuji pada buku itu.

(d) Nyatakan pada halaman mana kesilapan itu berlaku, supaya apabila buku diulangcetak, kesilapan itu dapat dibetulkan.

(e) Sebaiknya, tandakan semua kesilapan, dan serahkan buku itu untuk simpanan editor, supaya mudah dilakukan pembetulan pada cetakan akan datang.

Kesilapan teknikal mudah diperbaiki. Hubungan baik yang rosak sukar dipulihkan....